ARTYKUŁ PARTNERA PORTALU

24 stycznia w Miejskim Ośrodku Kultury w Wysokiem Mazowieckim odbyło się szkolenie z cyklu „Bądź Gotowy na KSeF”. Program realizowany przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) został objęty patronatem honorowym i ma na celu edukację przedsiębiorców w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur, którego wdrożenie (mimo odsunięcia terminu) rząd określa jako jedno z priorytetowych zadań na najbliższy rok.

Za organizację szkolenia, na którym obecnych było ok. 120 przedsiębiorców odpowiadały biura partnerskie OSCBR: Centrum Księgowo – Kadrowe AGMA Agata Ptaszyńska oraz Biuro Rachunkowe CODEX Agnieszka Milewska ze wsparciem partnerów: Urzędu Miasta w Wysokiem Mazowieckiem, Urzędu Gminy w Wysokiem Mazowieckiem i Sklepu Spożywczo – Przemysłowego Wojciech Brzozowski.

Uczestników przywitał burmistrz Jarosław Siekierko, natomiast część merytoryczną szkolenia poprowadziła Anita Gołębiewska - Księgowa i liderka z ponad 20-letnim doświadczeniem, Dyrektor Zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych, pomysłodawczyni i autorka programu edukacyjnego „Bądź Gotowy na KSeF” pod patronatem Ministerstwa Finansów.

Czym właściwie jest KSeF?

Krótko mówiąc, jest to system IT, który pozwala na wystawianie faktur i odbieranie ich z centralnego systemu, zarządzanego przez ministerstwo oraz podgląd dokumentów. System ten będzie nadawał każdej fakturze odrębny numer. Poza numeracją faktur stosowaną w każdej firmie, KSeF będzie generował dodatkowy numer identyfikacyjny. Dzięki temu systemowi wszystkie transakcje będą ujednolicone i dostępne w formie cyfrowej. Umożliwi on także organom podatkowym weryfikację transakcji i danych ujmowanych na e-fakturach.

KSeF miał wejść w życie 01.07.2024 r. dla podatników VAT, jednak w połowie stycznia 2024 r. Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przesunięcie terminu, ze względu na konieczność przeprowadzenia dodatkowego audytu systemu informatycznego. Jednocześnie rząd podkreśla, że KSeF jest drugim po ustawie budżetowej najważniejszym projektem w Ministerstwie Finansów, należy więc wkrótce spodziewać się ogłoszenia nowego terminu wdrożenia obowiązkowych e-Faktur. Warto już dziś przygotować się na nowe obowiązki.

Słowo o e-fakturach

E-faktury będą jednolitą strukturą faktur, taką samą dla wszystkich firm. To forma określona i wymagana przez Ministerstwo Finansów.
Każda faktura musi mieć określony wzór logiczny. To warunek konieczny, by móc wysłać e-fakturę. Oznacza to, że wszystkie faktury papierowe lub wystawione na systemach do generowania faktur, nie spełniających wymogów i nieposiadających integracji z Ministerstwem Finansów - nie będą e-fakturami.

E-Fakturą będzie jedynie dokument, który został opatrzony numerem identyfikacyjnym KSeF. Numer ten zostanie nadany po przesłaniu dokumentu do KSeF oraz po jego otrzymaniu – dopiero w tym momencie dokument staje się e-Fakturą. Dzień przesłania faktury do KSeF decyduje o dacie wystawienia E-Faktury. 

Po wysłaniu i otrzymaniu każdej e-Faktury będzie można pobrać UPO, lub całą paczkę dokumentów. W przypadku firm posiadających dużą ilość faktur wysyłanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru Dokumentu pojedynczo byłoby zbyt skomplikowane. UPO w przypadku odbioru paczki dokumentów może zawierać numer paczki oraz specyfikację dokumentów, które się w niej znajdują: numer identyfikujący poszczególną fakturę, numer faktury nadany przez system fakturujący, data przesłania dokumentu i oddzielna data jego przyjęcia (nadania numeru KSeF).

Co się zmieni?

1. nie będzie not korygujących, ponieważ nawet drobne korekty będą wymagały wystawienia faktury korygującej,

2. przestaną pojawiać się tzw. faktury uproszczone, tj. paragony z NIP do 450 zł — do tego okresu nie będą się one pojawiały w KSeF,

3. nie będzie faktur wystawianych przez kasy fiskalne,

4. Znikną duplikaty, gdyż będziemy mieć dostęp do faktur, zapisanych w systemie na stałe — duplikaty nie będą już zatem potrzebne.

Wysyłka poza KSeF — kiedy to możliwe?

Wysyłka poza KSeF będzie możliwa w poszczególnych przypadkach:

  • faktury na rzecz konsumentów,
  • faktury wewnętrzne,
  • pro-formy,
  • załączniki,
  • noty księgowe / rachunki,
  • e-Faktury na rzecz kontrahentów zagranicznych (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza nim),
  • e-faktury dotyczące transakcji, dla których miejsce świadczenia jest poza Polską (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza nim).

Zasady obrotu e-fakturą

W przypadku zasad obrotu e-fakturą najważniejsza jest znajomość dat. Zarówno przedsiębiorca, jak i biura rachunkowe muszą wiedzieć, co oznaczają poszczególne daty i które z nich są najistotniejsze:

1. Data wystawienia — Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KseF. Nie będzie obowiązywała data wystawienia faktury w obecnych systemach księgowych i nie będzie ona miała większego znaczenia.

2. Data odebrania — Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Data przesłania ujęta w numerze KSeF nie ma znaczenia.

Poza dwiema najważniejszymi datami kluczową kwestią będzie także:

3. Wizualizacja — Każda e-faktura przesłana poza KSeF powinna być opatrzona kodem QR. Może zawierać dodatkowe informacje, jak np. numer KSeF i logo, jednak nie powinny to być informacje dotyczące przedmiotu transakcji.

W nowym systemie na przelewach nie będzie wpisywany numer faktury, tylko numer KSeF — składający się z 36 znaków. Banki przygotowują już dokumenty z odpowiednim polem, przeznaczonym na numer faktury. Jeśli np. będziemy płacić za paczkę dokumentów, systemy będą generowały numer paczki. Po jej rozpakowaniu będzie można przypisać, do których numerów została dokonana płatność. To istotna zmiana nie tylko w systemie fakturowym, lecz także płatniczym.

Faktura offline — kiedy będzie możliwa?

Taka faktura będzie występowała, gdy np.:

  • nastąpi awaria KSeF,
  • wystąpią prace serwisowe KSeF,
  • wystąpią awarie po stronie podatnika.

W każdym z tych przypadków faktura offline powinna trafić do systemu w określonym terminie — 7 dni roboczych w przypadku Ministerstwa oraz 1 dnia roboczego w przypadku przedsiębiorcy.

Galeria zdjęć
Zobacz galerię 22 zdjęcia

foto: materiał prasowy